Принять письмо к сведению и использованию в работе

Содержание
  1. Как написать письмо чиновнику: варианты отправки, образец
  2. Способы отправки
  3. Почтовый адрес
  4. Курьерская доставка
  5. Личная регистрация
  6. Электронная почта
  7. Специальные сервисы и порталы
  8. Официальный сайт
  9. Социальные сети
  10. Факсимильная связь
  11. Личный прием
  12. Образец письма чиновнику
  13. Сроки рассмотрения писем
  14. : Необычное вручение письма чиновнику
  15. Принять письмо к сведению и использованию в работе
  16. Виды служебных писем
  17. Как написать сопроводительное письмо для передачи документов
  18. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  19. Виды писем
  20. Как оформить (образец по ГОСТу)
  21. Пример 1
  22. Пример 2
  23. Пример 3
  24. Правила оформления
  25. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  26. Записка о выплате премии
  27. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  28. Записка о списании ТМЦ
  29. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  30. Докладная о самоизоляции
  31. Письмо о переводе на удаленную работу
  32. Составляют ли в электронном виде
  33. Срок хранения
  34. Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный
  35. Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать
  36. Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок
  37. Если виноваты — признайте это и попросите помочь
  38. Придерживайтесь принципа двойной деликатности
  39. Не делайте поспешных выводов
  40. Наращивайте давление постепенно
  41. Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)
  42. Наступите на горло собственной песне
  43. Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»
  44. Как отвечать тем, кто «только спросить»
  45. Как выходить из конфликтов
  46. Образцы информационных писем
  47. Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
  48. Виды информационных писем: 5 готовых образцов
  49. Извещение (уведомление)
  50. Подтверждение намерений
  51. Разъяснение
  52. Напоминание
  53. Рекламное письмо (коммерческое предложение)
  54. Скачать образец и пример информационного письма:
  55. ссылкой:

Как написать письмо чиновнику: варианты отправки, образец

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Право каждого гражданина обратиться к чиновнику любого государственного учреждения с жалобой или ходатайством закреплено ФЗ № 53 «О порядке рассмотрения обращений граждан», Конституцией РФ и другими действующими постановлениями и законодательными актами. Главное – не оттягивать написание письма и перед отправкой убедиться, что решение вопроса действительно лежит в компетенции адресата.

Способы отправки

Написать обращение чиновнику можно от руки или машинописным способом. Наиболее популярными способами отправки являются:

  • почтовая доставка;
  • услуги курьера;
  • личная регистрация;
  • электронная почта;
  • специальные сервисы и порталы;
  • факс;
  • официальный сайт госучреждения.

Все данные можно найти на сайте службы, куда заявитель намеревается писать обращение.

Почтовый адрес

На конверте необходимо разборчиво написать ФИО чиновника, фактический адрес организации, индекс, а также ФИО и контактные данные адресанта. Рекомендуем отправлять заказное письмо, поскольку есть возможность отследить его путь на сайте Роспочты.

Не лишним будет дополнительно проконтролировать судьбу ходатайства. Для этого можно позвонить по номеру приемной и узнать, доставлен ли конверт и как продвигается рассмотрение вопроса.

Курьерская доставка

Письмо чиновнику можно доставить, воспользовавшись услугами курьерской службы. В этом случае у курьера должен остаться корешок, подтверждающий вручение конверта.

Личная регистрация

Корреспонденцию можно привезти лично. Подготовьте две копии и обратитесь в приемную организации. Согласно регламенту работы с корреспонденцией секретарь чиновника должна принять обращение и зарегистрировать его, присвоив входящий номер. Впоследствии экземпляр, оставшийся у адресанта, может быть использован им для обращения в вышестоящие инстанции.

Электронная почта

К письмам, отправленным посредством электронной почты, предъявляются те же требования, что и к бумажным.

После получения обращения на имя чиновника секретарь распечатывает его, проверяет на соответствие нормам законодательства, регистрирует и передает адресату.

Если чиновник не уполномочен решать вопросы, освещенные в документе, обращение будет направлено в соответствующую службу для дальнейшего рассмотрения.

Специальные сервисы и порталы

Специализированные сайты для сбора обращений набирают популярность. Например, жители Москвы и Подмосковья для обращения к чиновникам активно используют созданный Правительством портал «Добродел». Альтернативой могут быть проекты «Активный гражданин» и иные городские и областные сайты.

Официальный сайт

На официальной странице организации-адресанта можно получить не только контактную информацию, но и ознакомиться со структурой ведомства, полномочиями уполномоченных лиц.

На сайте каждой государственной службы реализована возможность отправки электронного ходатайства или жалобы посредством электронной приемной.

Чтобы это сделать, нужно перейти в нужную вкладку и заполнить поля электронной формы.

Некоторые сайты требуют официальной регистрации.

Социальные сети

Если вы нашли личную страницу или официальный паблик чиновника в социальных сетях не стоит использовать его для отправки корреспонденции. Чаще всего подобные страницы созданы пресс-службой и используются для публикации последних новостей. Письма, размещенные там, не принимаются в работу.

Факсимильная связь

Факс может стать альтернативой электронной почты. Юристы рекомендуют перезвонить секретарю и узнать, получен документ и поддается ли он прочтению, поскольку согласно ФЗ № 59 документы, которые затруднительно прочесть, не рассматриваются.

Личный прием

Чтобы не тратить время на переписку можно записаться к чиновнику на личную встречу. Регламент, график, и порядок приема публикуется на официальном сайте в соответствующем разделе. На прием необходимо взять письмо и дополнительные материалы по делу. Это может быть переписка с другими инстанциями, фотографии, показания свидетелей и другие важные сведения.

Образец письма чиновнику

Некоторые учреждения размещают на сайте специальные бланки, которые должны быть использованы при подаче обращения, но чаще всего письмо составляется в произвольной форме.

По своей сути обращение чиновнику относится к деловой корреспонденции, поэтому при его составлении необходимо соблюдать конкретику. Текст должен быть максимально лаконичным, четким, не допускать иносказаний.

Здесь недопустимы ругательства, угрозы, рассуждения, не относящиеся к сути проблемы.

Само письмо включает такие части:

  • «Шапка» — указываются данные получателя и адресанта.
  • Текстовая часть – описание сути проблемы, указание законодательных актов, которые были нарушены, ФИО действующих лиц, чьи действия или бездействие обжалует заявитель.
  • Требования – чего заявитель желает добиться в ходе рассмотрения запроса.
  • Заключительная часть – адресант указывает, каким способом он хочет получить ответ.
  • Постраничное описание вложений.
  • Дата, подпись отправителя, расшифровка подписи.

Согласно ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» любая официальная корреспонденция с органами власти должна быть правильно оформлена: на конверте необходимо указать информацию о получателе (ФИО, должность) и отправителе (ФИО, индекс, адрес, телефон).

Не дается ответ на обращения, которые:

  1. Подразумевают разглашение сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну.
  2. Содержат рекламу или спам и не являются ни жалобой, ни просьбой.
  3. Написаны с использованием нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица или кому-либо из его семьи
  4. Не могут быть рассмотрены без наличия заверенных копий документов и (или) подписи отправителя.
  5. Отправлены с анонимных или выдуманных адресов.
  6. Написаны латиницей или нечитабельны.
  7. Рассматривались ранее, ответ был отправлен и новых фактов по делу не обнаружено.

Сроки рассмотрения писем

Согласно ст. 12 ФЗ № 59 на обработку корреспонденции должностным лицам отводится 30 рабочих дней. В установленных ст. 10 ФЗ № 59 случаях срок может быть продлен еще на 30 дней, о чем отправителя уведомляют отдельным письмом.

: Необычное вручение письма чиновнику

Источник: https://oletter.org/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D1%87%D0%B8%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D1%83

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Минтруд России при участии Администрации Президента Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации обновил Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки: Для использования в работе: , подготовленные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (размещены на официальном сайте Минтруда России :https://rosmintrud.ru/ministry/programms/anticorruption/9/12) Для использования в работе: (далее — Рекомендации), подготовленные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Рекомендации разработаны для обеспечения соблюдения государственными (муниципальными) служащими основных антикоррупционных ограничений, запретов и требований, установленных федеральными законами, а также принципов служебного поведения, предусмотренных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г.

№ 885

«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»

и Типовым кодексом этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, одобренным решением президиума Совета при Президенте Российской Федерации по противодействию коррупции от 23 декабря 2010 г. (протокол № 21).

Материалы Сборника могут использоваться для учета в работе при внедрении и совершенствовании применения современных кадровых технологий на государственной гражданской и муниципальной службе.

Справочник и Методический инструментарий размещены на официальном сайте Минтруда России ().

Формы справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя и членов семьи, анкеты, справки — объективки и сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать размещены в разделе Для использования в работе: Для использования в работе: обновленные (за отчетный 2016 год).

Для сведения и использования в работе: , разработанные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Для сведения и доведения до работников: , подготовленная в рамках проведения информационно-разъяснительной работы.

Для сведения и использования в работе: . Методика размещена на официальном сайте Минтруда России — Для сведения и использования в работе информационно-аналитические материалы по вопросу об опыте работы государственных органов Республики Татарстан по реализации мер в области противодействия коррупции: Для сведения и использования в работе: .

Виды служебных писем

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: Сообщаем Вам, что… Доводим до Вашего сведения, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о… Извещаем Вас о… Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения.

В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию).

Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам… В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам… В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату.

Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать.

Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

Источник: https://consalting39.ru/prinjat-pismo-k-svedeniju-i-ispolzovaniju-v-rabote-33742/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ.

Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!». 

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты».

Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится.

Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там.

Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору.

Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос.

Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит…» Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия.

Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.

Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа.

Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит??? Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить. 

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно.

Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя».

Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Источник: https://kontur.ru/articles/5670

Образцы информационных писем

Принять письмо к сведению и использованию в работе

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(12 4,42 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Права и юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: